V kancelárskej práci je najdôležitejšia rýchlosť, bezpečnosť a mobilita. Kombinácia týchto 3 prvkov je pre firmu veľmi náročnou úlohou. Preto tiež dynamicky sa rozvíjajúce firmy stále častejšie využívajú služby súvisiace s široko chápaným technologickým cloudom. To všetko preto, aby zabezpečili každej osobe prístup k firemným dokumentom z ľubovoľného miesta – na cestách alebo doma – a zariadení.
Na súčasnom trhu kancelárskych aplikácií dominujú 2 spoločnosti: Google a Microsoft. Hoci obaja títo obri ponúkajú nástroje pre ukladanie, úpravu a spracovanie dát bez použitia ďalších pevných diskov a iných médií – nimi ponúkané riešenia sa od seba líšia. V nasledujúcom článku sa dozviete, ktorá služba – G Suite alebo Office 365 – bude lepšie vyhovovať potrebám Vašej firmy.
OBSAH
G Suite – čo to je a aké sú jeho najdôležitejšie vlastnosti?
Ukázalo sa, že spustenie vlastného e-mailu spoločnosti Google, známeho ako Gmail, bolo zásahom do čierneho. Užívatelia z celého sveta začali okamžite používať nový nástroj, ktorý ponúkol priestor pre poštu, panel a možnosť synchronizácie dát medzi zariadeniami používajúcimi systém Android. Postupom času sa ukázalo, že nové služby Google čoraz častejšie využívajú firmy, ktoré však majú väčšie potreby než súkromní užívatelia. Vychádzajúc v ústrety očakávaniam, spoločnosť Google zaviedla tiež balík aplikácií, tj. Virtuálny disk Google Drive, fotografie, komunikátor Hangouts (a predtým Google Talk) a mnoho ďalších. To všetko preto, aby sme mali prístup k nástrojom potrebným pre každodennú prácu na jednom mieste. Ale to stále nestačilo…
… a práve tu sa objavuje balíček G Suite, ktorého počiatky siahajú do roku 2006 (vtedy sa nazýval Google Apps). Aplikácia Google sú dostupné užívateľom Gmailu k dispozícii zadarmo, ale to práve G Suite ponúka ďalšie možnosti:
- priradenie a používanie vlastnej domény v e-mailových adresách,
- od 30 GB dátového priestoru (v balíčku G Suite Basic) po neobmedzený priestor (vo verzii Business pre viac ako 4 používateľov),
- pokročilé možnosti administrácie, tj. pridávanie používateľských účtov, kontrola prístupu k dátam, nastavenie zabezpečenia, obnovenie zmazaných dát,
- pracovať na jednom dokumente pre mnoho užívateľov súčasne v rámci organizácie,
- Cloud Search, tj. vyhľadávač dát vo vnútri organizácie,
- technická podpora 24/7.
G Suite je teda rozšírením už dokonale známych aplikácií, ktoré denne používajú milióny užívateľov. To je nepochybne veľká prednosť, pretože sa ako pracovník kancelárie nemusíte od začiatku učiť, ako používať nové e-mailové programy, upravovať súbory atď. – máte k nim po celú dobu prístup vo svojom účte Google!
Základné aplikácie Google, ktoré tiež fungujú na základe balíčka G Suite.
Ako G Suite ovplyvňuje prácu a náklady na vedenie firmy?
Medzi aplikáciami Google nájdeme nielen už známy e-mail alebo kalendár, ale aj textové editory a tabuľky (prispôsobené tiež formátom Microsoft Office), poznámky, komunikátory a mnoho ďalších. Vďaka tomu je Google zdrojom osvedčených riešení pre súkromné použitie a firmy podnikajúce prvé kroky na Internete. Postupom času sa môžu možnosť bezplatných aplikácií od spoločnosti Google ukázať ako nedostatočné alebo dokonca nezodpovedajúce pre súčasné procesy vo firme. Práve preto prichádza s pomocou práve G Suite, ktorý odstraňuje obmedzenia dostupného dátového priestoru a zavádza do firmy prvok spolupráce v konkrétnej dátovej oblasti (textový dokument, tabuľka, prezentácie atď.). Aké sú prednosti tohto riešenia?
- okamžité zlepšenie mnohých pracovných oblastí medzi tímami a jednotlivými zamestnancami – potreba viacnásobnej výmeny e-mailov s prílohami prakticky zmizne, pretože stačí webový prehliadač na zobrazenie dokumentu, na ktorom môže pracovať viac ľudí naraz. Dostupné komunikačné riešenia tiež nevyžadujú inštaláciu aplikácie, pretože všetky nástroje Google spustíte v prehliadači.
- minimalizované riziko nedostupnosti – k používaniu G Suite potrebujete ľubovoľné zariadenie s prístupom na internet a webový prehliadač. Všetky dáta sú uložené v bezpečnom cloude, pre ktorý spoločnosť Google ponúka záruku dostupnosti na úrovni 99,99% ročne.
- predvídateľné náklady a ďalšie úspory – v krátkodobom i dlhodobom horizonte prinesie G Suite firme ďalšie úspory. Služba funguje ihneď po zakúpení a rýchla konfigurácia nástrojov a domény spôsobí, že zamestnanci začnú používať e-mail a aplikácie oveľa rýchlejšie než v prípade špecializovaných riešení písaných na mieru. Pri používaní G Suite nepotrebujete vlastný server ani IT prostredia, ktoré budú spravovať ďalší špecialisti.
- technická podpora a bezpečnosť na najvyššej úrovni – Google neustále zlepšuje svoje aplikácie a zvyšuje úroveň zabezpečenia. Používajúc G Suite, môžete si byť istí, že sú Vaše súbory uložené bezpečným spôsobom. Nemusíte zamestnávať samostatného špecialistu, keďže za zabezpečenie Vašich súborov zodpovedá spoločnosť Google a jej odborníci.
Jednoduché a pohodlné zdieľanie dokumentov v G Suite s ostatnými zamestnancami v organizácii.
Komu je G Suite určený?
Najjednoduchšie bude napísať – každému! A nejedná sa o nepravdivé tvrdenie, pretože možnosti G Suite ocenia firmy všetkých veľkostí – od SZČO (ktorí potrebujú napr. Oveľa väčší priestor pre dáta, napr. Fotografie, filmovanie atď.), až po spoločnosti stredného a veľkého sektoru zamestnávajúce niekoľko stoviek zamestnancov ( s podielom na miestne i zahraničné tímy zamerané na konkrétny projekt). G Suite je odpoveďou na moderné trendy vo vedení firmy na Internete, a preto bude pre vás ideálnym riešením, ak:
- chcete používať Gmail vo svojej vlastnej doméne a si tým zvýšiť uznanie a profesionalitu,
- hľadáte priestor pre veľké dáta (archívy, multimédiá, fotografie, prezentácie) a nechcete už investovať do pevných diskov, ktoré sú náchylné k technickým problémom,
- pracujete vo väčšej skupine a strácate denne desiatky minút odosielaním, čítaním a prijímaním e-mailov s názvom „Re: nová verzia súboru“ alebo podobných,
- ceníte si bezpečnosť a možnosť obnoviť dáta v rôznych náhodných situáciách tj. zlyhanie smartfónu alebo notebooku,
- chcete ušetriť ďalšie peniaze, ktoré by ste normálne vynaložili na licencie pre ďalšie aplikácie, vlastný server atď.
- páči sa Vám Gmail, ale dochádza Vám „bezplatná“ kapacita a nechcete prenášať dáta na iný server.
Office 365 – ako sa líši od bežného balíčka Office?
Kým G Suite bol vytvorený pre prácu založenú 100% na webovom prehliadači, Office 365 vychádza z potreby snúbiť známe a obľúbené aplikácie Microsoft Office s novými možnosťami spracovania a ukladanie dát v cloude. Filozofia oboch služieb je trochu odlišná, aj keď sa zameriava presne na to isté – aby bola práca v kancelárii rýchlejšia a bezpečnejšia. Mnoho používateľov si stále spája Office 365 s takými aplikáciami ako Word, Excel alebo PowerPoint. V skutočnosti tento balík ponúka oveľa viac možností, a úpravy dokumentov vo vyššie uvedených aplikáciách sú len jednou z dostupných funkcií.
Aplikácia Office 365 v prehliadači
Po prihlásení k svojmu účtu môžete tiež nainštalovať doplnkové moduly. Ak hovoríme o „Balíku Microsoft Office“, máme pred očami klasickú krabičku, v ktorej bolo umiestnených niekoľko CD pre inštaláciu aplikácií na konkrétny počítač. V priebehu rokov sa však ukázalo, že toto riešenie – aj napriek nepopierateľným plusom – má niektoré chyby, ktoré môžu spôsobiť každej firme nemalý problém: CD sa často ničia, inštalácia prebieha na konkrétnomkancelárskom zariadení (čo obmedzuje použitie licencií pri priberaní zamestnancov), a staré verzie aplikácie nemusia na novom operačnom systéme fungovať správne (či už napríklad z bezpečnostných dôvodov). S cieľom zjednotiť a súčasne rozvinúť prostredie kancelárskych aplikácií spustila spoločnosť Microsoft službu Office 365, ktorá rovnako ako G Suite funguje na základe subskripcie. Aké sú prednosti novej služby Microsoft?
- nie je potrebné CD, mechaniky atď. – všetky kancelárske aplikácie pracujú v prehliadači alebo ich môžeme voliteľne inštalovať do zariadenia, sťahujúc inštalačné súbory z účtu Microsoft,
- užívateľsky prívetivejšie licencie – aplikáciu je možné inštalovať na 5 zariadeniach, takže môžete používať svoj účet Microsoft a dáta na svojom smartfóne, tablete a notebooku,
- firemné e-mailové konto v cloude Microsoft,
- ďalší disk pre ukladanie a zdieľanie súborov – každý užívateľ Office 365 získa prístup k virtuálnemu disku OneDrive o veľkosti 1 TB,
- široká dostupnosť aplikácií v mobilnej verzii pre iOS a Android – bez ohľadu na to, či máte iPhone alebo smartfón so systémom Google, v oboch obchodoch môžete zadarmo nainštalovať kancelárske aplikácie a prepojíte s nimi svoj účet z organizácie,
- plná synchronizácia dát s kalendármi, vrátane e-mailov, OneDrive a mnohými ďalšími – vďaka Exchange je prostredie Microsoft navzájom dokonale prepojené. Ak teda dostanete pozvánku na schôdzku v aplikácii Outlook a prijmete ju, automaticky sa pridá do Vášho pracovného kalendára. Navyše vďaka OneDrive získate automaticky prístup k najnovším verziám súborov a samotný virtuálny disk môže fungovať ako „hlavné úložné médium“ dát (užitočné, ak má Váš notebook malý pevný disk),
- spolupráca mnohých užívateľov na jednom dokumente – túto funkciu ocenia najmä osoby pracujúce v tíme. Zabudnite o neustálom odosielaní e-mailov s novou verziou pripojeného súboru – vďaka OneDrive sú dokumenty spracovávané rýchlejšie a v prípade potreby môžete kedykoľvek vrátiť späť zmeny do predchádzajúcej verzie súboru.
- najvyššia úroveň zabezpečenia – v tradičnom balíčku Office viedlo náhodné zmazanie súboru zvyčajne k nákladným zásahom informatika alebo investíciám do aplikácií pre obnovu dát. V Office 365 je vzhľadom k práci v cloude obnovenie zmazaného súboru otázkou niekoľkých kliknutí myšou.
Vyššie uvedené vlastnosti sú len príklady rozdielov medzi Office 365 a klasickým balíčkom Office. V skutočnosti je porovnanie oboch produktov svojím spôsobom nelogické, pretože na jednej strane máme celú platformu pre správu dát vo firme (s mnohými aplikáciami, tj. komunikátormi, textovými procesormi, tabuľkami, vrátane prezentácie a oveľa viac!), ktorá je navyše komplexnou základňou pre fungovanie spoločnosti. Na druhej strane máme sadu „len“ niekoľkých kancelárskych aplikácií. Ak by sme to preložili do jazyka nehnuteľností – Office 365 je mesto s cestami, infraštruktúrou a obchodmi a klasický Office je len pár domov na malej ulici.
Powerpoint v Office 365 umožňuje použitie ďalších funkcií, napríklad súvisiacich s hlasovým komentárom počas prezentácie.
Office 365 – aké výhody prináša firme?
Nová služba spoločnosti Microsoft to nie sú len známe a obľúbené kancelárske aplikácie v nových verziách, ale aj celý rad funkcií zvyšujúcich bezpečnosť pri spracovaní a úpravách dát vo firme akejkoľvek veľkosti. Preto Office 365 ovplyvňuje mnoho oblastí podnikania:
- firma je bezpečná– Office 365 má viacúrovňové zabezpečenie proti strate súborov, pošty atď. Vďaka pokročilým administratívnym nástrojom je obnovenie zmazaných súborov alebo e-mailov (aj pred niekoľkými dňami) otázkou niekoľkých minút. Všetka komunikácia na platforme Office 365 prebieha prostredníctvom šifrovaného pripojenia,
- škálovateľnosť služieb a transparentnosť nákladov -investujúci do Office 365 viete vopred, koľko zaplatíte, nebudete nikdy nútení kupovať balíček s tzv. „kopčekom“, pretože sú zdroje založené na stanovištiach / užívateľoch. Máte 20 zamestnancov? Kupujete si licenciu na 20 stanovíšť,
- virtuálny disk 1 TB v OneDrive je dôležitým prvkom práce -bez ohľadu na počet zakúpených licencií obdrží každý užívateľ 1 TB dátového priestoru. Vďaka tomuto riešeniu nemusí firma investovať do dodatočných diskov, médií alebo serverov (to je obzvlášť dôležité, pretože ceny pevných diskov na trhu závisia na mnohých faktoroch a môžu sa kolísať v priebehu roka aj o niekoľko desiatok percent). Časť dát, najmä tých kľúčových, je najlepšie preniesť do cloudu Microsoft,
- možnosť pracovať aj offline – prechod na cloud Microsoft nás núti neustále používať službu prostredníctvom internetového pripojenia. Je to samozrejme výrazne odporučené, hoci webové aplikácie typu Outlook umožňujú ukladať správy v režime offline. Po zistení aktívneho internetového pripojenia sa dáta automaticky synchronizujú,
- veľmi dobré a široko dostupné mobilné aplikácie pre iOS a Android -potrebujete rýchlo zmeniť niekoľko tabuliek v Exceli a ste práve na služobnej ceste mimo kanceláriu? Nainštalujte si do svojho smartfónu Excel, prihláste sa na konto svojej organizácie a dokončite prácu na súbore. V prípade Office 365 to funguje naozaj dobre!
- lepšia organizácia práce -stretnutia, výjazdy a dovolenky môžu priniesť vo väčšej firme chaos. Vďaka Office 365 sa vyhnete dezinformáciám, keďže každý zamestnanec má svoj vlastný kalendár, v ktorom sú uložené najdôležitejšie udalosti (jednotlivé i opakujúce sa), spolu s lokalizáciou. Týmto spôsobom lepšie naplánujete prácu svojich zamestnancov a predídete situácii, keď zamestnanec odíde na niekoľkodňovú dovolenku, a nechá vás bez kľúčových informácií a potrebných dokumentov.
Komu je Office 365 určený?
Po prvé, tým, ktorí chcú používať osvedčený kancelársky balík a aplikácie, ako sú Word, Excel, PowerPoint, hľadajúc pri tom ďalší priestor pre súbory a bezpečnú technológiu. Je to tiež riešenie, ktoré zlepší organizáciu tímovej práce a zvýši dôležitosť spolupráce mnohých osôb pracujúcich na jednom projekte – vďaka možnosti zdieľania súborov pre spoločné úpravy nebude Vaša úloha nikdy zastavená náhodnými situáciami. Office 365 bude ideálny ako pre veľké organizácie, tak aj pre malé podniky.
Verdikt – G Suite alebo Office 365?
Je to veľmi obtiažna voľba a označenie akejkoľvek služby by nemalo byť diktované ani tak ekonomickými otázkami (ceny oboch služieb sú podobné) ako skôr štýlom práce, alebo dokonca návykmi. Používate každý deň Gmail? Zaiste nákup pre Vás bude výhodný nákup G Suite, pretože získate okamžite prístup k väčšiemu dátovému priestoru, priradíte k svojmu účtu jedinečnú doménu a použijete ju vo svojej e-mailovej adrese. Máte radi prácu v tabuľkách alebo úpravu dokumentov pokročilým spôsobom? Potom by Váš výber mal padnúť na Office 365, ale to je len jedna z jeho mnohých funkcií.
Ak si chcete vyskúšať riešenie od Google alebo Microsoft, kontaktujte nás na čísle +48 91 432 55 72
Objavte ponuku G Suite na IONOS – https://ionos.sk/g-suite
Objavte ponuku Office 365 na IONOS – https://ionos.sk/office365
