Gmail používajú milióny používateľov na celom svete. Robia to na súkromné aj komerčné účely, napríklad kontaktovaním svojich dodávateľov. Zatiaľ čo odosielanie niekoľkých fotiek vašej rodine v e-maile nie je prekvapujúce, použitie poštovej schránky gmail.com negatívne ovplyvňuje profesionalitu a imidž vašej firmy. Spoločnosť Google na tento účel vytvorila balík určený pre spoločnosti – balík G Suite (predtým známy ako Google Apps for Work). Ako sa líši od štandardnej poštovej schránky Google?
OBSAH
- G Suite je vaša vlastná doména v e-mailovej adrese
- Dátový priestor – je 15 GB skutočne veľa?
- Pokročilé antispamové filtre v G Suite
- Správa účtov v G Suite – väčšia bezpečnosť firmy
- Záložné kópie dát na Google
G Suite je Vaša vlastná doména vo vašej e-mailovej adrese
Základom pre budovanie dobrého image je použitie poštovej adresy, ktorá bude pre Vášho klienta ľahko zapamätateľná a zároveň čitateľná a jedinečná. Bohužiaľ na poľskom (a nielen) internetovom trhu sa stále môžete stretnúť s mnohými „firemnými“ e-mailovými adresami, ktoré sú dobré, ale iba z pohľadu majiteľa tejto adresy. Preveďte jednoduchý test – v nižšie uvedenom zozname vyhľadajte adresu, ktorá je podľa Vás spojená s internetovým obchodom predávajúcim obuv.
marcin193_szczecin@gmail.com
gosia_smerfetka917@gmail.com
kontakt_kancelar985@gmail.com
info@zaujimavetopanky.sk
predajca99_bialystok@gmail.com
Nebudeme sa Vás pýtať na výsledok. Zvážte ešte jednu skutočnosť – ktorá z týchto e-mailových adries Vám umožní spojiť sa s doménou, v ktorej nájdete uvedený internetový obchod?
Jednoduché?
V prípade tradičnej poštovej schránky gmail.com ste „odsúdení“ používať doménu gmail.com pod znakom @, čo znamená, že Vaša adresa prestane byť (predovšetkým nikdy nebola) rozpoznateľná. Bezplatná verzia pošty má jednoducho svoje nedostatky a jednou z nich je nedostatok jedinečnosti.
Vlastná doména v e-mailovej adrese? S aplikáciou G Suite získa Váš e-mail v Google novú tvár.
G Suite rieši tento problém, pretože vďaka nemu môžete prepojiť svoju vlastnú doménu s účtom Gmail a používať ju ako prihlasovacie meno a adresu odosielateľa/príjemcu. A čo viac, s G Suite nemusíte vytvárať nové e-mailové konto. Jednoducho pridáte doménu do administračného panelu, zvolíte si, ako má presne vyzerať e-mailová adresa a je to. Od tejto chvíle dostane Vaša e-mailová schránka novú, profesionálne adresu, ktorú Vaši zákazníci ocenia.
Dátový priestor – je 15 GB naozaj veľa?
V prípade Gmailu získate 15 GB na štart. Je to veľa? Závisí to na niekoľkých otázkach. Po prvé – prílohy e-mailov môžu zabrať niekoľko desiatok MB a výmena takej korešpondencie s novými verziami súborov môže „zabrať“ naozaj veľký kúsok dostupného priestoru. Priestor na účte Google je navyše zdieľaný nielen poštou, ale aj diskom Drive a fotografiami. Ak synchronizujete dáta so svojím smartfónom v systéme Android, môže sa ukázať, že na poštu už nezostalo dosť miesta. Samozrejme tým nenabádam k zanechaniu synchronizácie s cloudom Google – táto možnosť je často záchranným kruhom v prípade zlyhania smartfónu alebo obnovenia dát.
Ak sa Vaša poštová schránka v Gmail zväčšuje korešpondenciou s prílohami a pomaly sa blížite k stanoveným limitom – investujte do G Suite. Už v základnom balíčku (Basic) získate 30 GB miesta, a v prípade verzie Business je to 1 TB (pre viac ako 4 užívateľov – bez limitu). Jednoduchým a hlavne rýchlym spôsobom získate ešte viac možností pre pohodlnú a bezpečnú výmenu informácií. Nezabudnite – dodatočný priestor Vám poslúži rovnako k ukladaniu záložných kópií dokumentov, projektov a iných súborov, napr. v aplikácii Disk Google.
Pokročilé antispamové filtre v G Suite
Na výkon antispamových filtrov v Gmail nemáme príliš veľký vplyv. Môže nastať situácia, kedy je dôležitá korešpondencia klienta zablokovaná z dôvodu citlivého obsahu alebo príloh. V prípade G Suite môžete konfigurovať filtre spamu mnohými spôsobmi, napr. pridaním IP adresy odosielateľa na zoznam povolených.
Antispamové nástroje v G Suite umožňujú rozsiahlu konfiguráciu filtrov, ktoré chránia Váš e-mail pred spamom.
Správa účtov v G Suite – väčšia bezpečnosť firmy
Administrátorská konzola v G Suite Vám umožňuje vytvoriť blokádu prístupu k dôležitým dátam pre konkrétneho užívateľa vo Vašej organizácii. To je veľmi dôležité, v prípade, keď zamestnanec opúšťa firmu, pretože môže mať mnoho obchodných informácií. To pre zmenu znamená riziko straty konkurencieschopnosti a dokonca aj finančné sankcie (napr. v prípade ľubovoľného úniku dát). Správa účtu je preto kľúčovým aspektom, ktorý odlišuje G Suite od Gmailu. Nie je ťažké si predstaviť situáciu, kedy sa firma používajúca súkromné e-mailové kontá stretne s problémom súvisiacim s prenosom povinností alebo zdieľaním konkrétnych projektov v rámci služieb Google. V prípade bežného Gmailu nemá vlastník firmy nad týmto typom činnosti absolútne žiadnu kontrolu.
V administrátorskej konzole G Suite môžete skontrolovať, či Vaši zamestnanci používajú pre doručenú poštu silné heslá.
Vďaka konzole G Suite môžeme tiež priebežne kontrolovať, či zamestnanci používajú pre svoje poštové schránky dostatočne silné heslá a nakonfigurovať ďalšie zabezpečenie pri prihlásení (napr. testy).
Záložné kópie dát na Google
Premýšľali ste niekedy, čo sa stane, keď omylom zmažete súbor z disku Drive? Radšej to neskúšajte – bezplatný účet na Gmailu sa nezálohuje. V prípade G Suite máte oveľa viac možností, vrátane aktivácie vykonaných záložných kópií v cloude Drive. Dôležité je, že takáto kópia bude uložená, kým neprestanete používať účet alebo zariadenie na dlhú dobu. Nič vám teda nebráni obnoviť stratené súbory, napríklad o 2 týždne skôr.
Pokročilé možnosti zálohovania údajov sú prvkom, ktorý ocení každá firma starajúca sa o bezpečnosť údajov.
Používate Gmail vo svojej firme a chcete zvýšiť jej bezpečnosť? Využite ponuku G Suite na IONOS – https://ionos.sk/g-suite
